Rakennammeko ongelmia vai ratkaisuja? Kuntamarkkinoilla keskusteltiin toteutus- ja hankintamuodon valinnasta toimitilahankkeissa

Kuntamarkkinoilla 17.9. käytiin paneelikeskustelu aiheesta “Rakennammeko ongelmia vai ratkaisuja? Toteutusmuodon valinta toimitilahankkeissa. Paikalle kerääntyi kattaus Suomen johtavia asiantuntijoita, jotka toivat esiin näkemyksiään kuntien rakennushankkeiden haasteista ja ratkaisuista.

Panelistit keskustelussa: Jaakko Kouvalainen, Jani Kuivamäki, Pasi Lönnberg, Mervi Simoska, Mikko Simpanen, Mari Sjöström, Reijo Yrjölä ja moderaattori Mikko Somersalmi.

CAPEX Advisorsin Jon Forssell esitteli paneelille erilaisia toteutus- ja hankintamalleja, joiden avulla tilaajat voivat hallita omia riskejään tehokkaasti. Näistä malleista on kertynyt runsaasti kokemusta, ja ne tarjoavat toimivia ratkaisuja riskienhallintaan. Esimerkkejä ovat elinkaarimalli, vuokramalli ja PPP-malli. Sopivan mallin valinta edellyttää tilaajan, hankkeen ja markkinan tavoitteiden sekä ominaisuuksien huolellista huomioimista.

Paneelikeskustelun tavoitteena oli kertoa ratkaisuista, joilla julkisia toimitilahankkeita voidaan toteuttaa ja hallita tilaajan riskejä tehokkaasti. Keskustelussa nostettiin esiin konkreettisia keinoja: enemmän ja parempaa yhteistyötä, optimaalinen riskienjako ja rohkeus valita hankemuoto sen mukaan, mikä oikeasti palvelee hanketta.

Kun yleisö pääsi äänestämään, mitkä tekijät painavat eniten vaakakupissa toteutusmuotoa valittaessa, neljä asiaa nousi kirkkaasti kärkeen:

• riskien siirtäminen
• kohteen käyttötarve pitkällä aikavälillä
• tilaajan resurssit
• rahoitus

SRV:n elinkaarihankkeiden johtaja Jani Kuivamäki kiteytti asian osuvasti: “Hankemuoto ei ole yksittäinen valinta, vaan yhdistelmä näistä kaikista.”

Keskustelussa nousi esiin kolme asiaa, jotka kannattaa huomioida hankkeiden onnistumiseksi, jolloin hankkeista syntyy enemmän arvoa kaikille osapuolille:

1) Tavoitteet ja pedegogiikka pöytään ajoissa

Moni hanke käynnistyy vahvalla tahtotilalla, ja onnistumisen edellytykset paranevat entisestään, kun laadukkaan oppimisympäristön määritelmä tehdään selkeäksi juuri kyseisen kunnan, palveluverkon ja ikäryhmän tarpeisiin. Kun tavoitteet ovat kirkkaat, lopputuloksena syntyy tiloja, jotka eivät ainoastaan ole uusia ja siistejä, vaan myös tukevat arjen toimintaa: pienryhmäopetukselle löytyy luontevat ratkaisut, akustiikka edistää rauhallista työskentelyä ja tilojen muunneltavuus palvelee monipuolisia käyttötarpeita.

Kuntaliiton erityisasiantuntija Mari Sjöström muistutti, että mitä paremmin pedagoginen suunnittelu saadaan osaksi hanketta, sitä paremmin lopputulos palvelee käyttäjää. 

Juvan Mervi Simoska kuvaili elinkaarihankkeen kilpailullisen neuvottelumenettelyn, joka loi yhteisen kielen tilaajan, käyttäjien ja toteuttajan välille.  Jani Kuivamäki nosti esiin hanke-esimerkin, jossa jo alkumetreillä varauduttiin siihen, että varhaiskasvatuksen tilat voidaan kääntää opistokäyttöön noin kymmenen vuoden kohdalla.

CAPEX Advisors toimii neuvonantajana, kun kehitetään toiminnallisia ja tehokkaita tiloja. Näkemyksemme mukaan työhön tulee osallistua sekä pedagogian ja rakentamisen asiantuntijat, jolloin tulos palvelee käyttäjää ja on rakennuksena toimiva.

2) Valitse malli kyvykkyyden ja riskinjaon mukaan

Perinteiset mallit eivät enää yksin riitä. Useat panelistit korostivat, että hankintamallit kehittyvät jatkuvasti kohti laajempia palvelukokonaisuuksia ja tiiviimpää yhteistoimintaa tilaajien ja palveluntuottajien välillä. 

Omistuksen ja rahoituksen valinnat, riskinjaon periaatteet, palvelujakson vaatimukset ja muuntojoustoskenaariot hioutuvat valmistelutyön ja markkinavuoropuhelun avulla ennen hankinnan käynnistämistä. Lopullisen hankemuodon valinnassa on erityisesti huomioitava, että riskiä ei kannata siirtää sinne, missä sen hallintaan ei ole kyvykkyyttä. 

Paneelissa sekä tilaajat ja palveluntarjoajat korostivat  sitä, että kun mahdollistetaan kilpailu erilaisilla ratkaisuilla, pystyy markkina tarjoamaan parempia ja tuottavampia vaihtoehtoja. Juuri siksi markkinavuoropuhelut ovat niin tärkeitä – ne varmistavat, että parhaat ratkaisut pääsevät pöydälle ja osaksi hankintoja.

CAPEX Advisors avustaa julkisia tilaajia erilaisten toteutusmuotojen suunnittelussa ja hankinnassa. Näin julkisen tilaajan ei tarvitse rajoittaa käyttämiään toteutus- ja hankintamuotoja vain sellaisiin, joista heillä on omaa kokemusta, jos esim. Elinkaari- tai vuokramalli täyttää tilaajan tavoitteet paremmin.

3) Käyttövaihe on tärkein

Rakentaminen kestää pari vuotta, käyttö vähintään vuosikymmeniä. Silti käyttö- ja ylläpitovaiheet jäävät usein pienelle huomiolle hankintavaiheessa. 

Huomioitavia asioita on monia: kiinteistöjen kunnossapidosta on helppo säästää, opetussuunnitelmat antavat oppimisympäristöistä vain yleisiä linjauksia, tutkittua tietoa on niukasti, ja samaan aikaan kuntien tilanteet vaihtelevat rajusti. Toisissa kunnissa oppilasmäärät kasvavat, toisissa luokkia ei synny edes yhtä vuodessa. Tämä pakottaa joustoon, ja siksi myös sopimuksiin ja suunnitelmiin on rakennettava muutospolkuja.

Elinkaarihankkeen soveltaminen on jo osoittanut toimivuutensa kunnissa. Espoossa pitkä kokemus elinkaari- ja PPP-hankkeista on osoittanut, että palvelujakson sisältävät mallit jakavat vastuuta tasapainoisesti ja pitävät huomion siellä, missä kustannukset todellisuudessa syntyvät – käytön ja ylläpidon aikana. Helsingissä käyttöjakson osaamista on keskitetty tietyille asiantuntijoille, mikä varmistaa johdonmukaiset ja tuottavat käytännöt suuressa omaisuusmassassa.

Paneelin päätteeksi Mikko Somersalmi kiteytti keskustelun: tilatarpeet muuttuvat jatkuvasti, haasteita riittää – mutta niin riittää myös mahdollisuuksia, kun asioihin suhtaudutaan suunnitelmallisesti. Jokainen hanke ansaitsee oman, huolellisesti etukäteen suunnitellun lähestymistapansa.

Näkemyksemme mukaan hankkeiden elinkaaren vastuunkantajat löydetään valmistelusta ja kattavasta markkinavuoropuhelusta ja lopulta kaikki kiteytyy sopimuksiin ja niiden hallintaan. Kun tavoitteet muutetaan mitattaviksi palvelutasoksi ja sopimuksiin kirjataan selkeät muutospolut, rakennamme julkisia toimitiloja, jotka palvelevat tänään, taipuvat huomiseen ja käyttävät veroeurot viisaasti. Jos haluat keskustella lisää siitä, mikä malli sopii juuri teidän hankkeeseenne, ota rohkeasti yhteyttä!