Elinkaari- ja vuokrahankkeiden kilpailuttaminen – parhaat käytännöt

Elinkaari- ja vuokrahankkeet vaativat tarkkaa suunnittelua ja huolellista kilpailutusta. Simo Autio (Krogerus) ja Riku Tolvanen (Capex Advisors) avaavat kilpailutuksen keskeisiä vaiheita ja huomioitavia tekijöitä.

Hankintamenettely: avoin ja neuvottelupohjainen

Hankintamenettelyn valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä, jonka tilaajan on tehtävä. Avoin menettely on suositeltava vaihtoehto silloin, kun tilaaja on varma haluistaan ja tarpeistaan ja kun voidaan varmistaa, että kilpailu toteutuu ilman suuria riskivarauksia. Avoin menettely on tehokas, mutta se edellyttää hyvin laadittuja asiakirjoja ja selkeitä vaatimuksia, jotta tarjoaja tietää, mitä tilaaja haluaa.

Mikäli ratkaisua halutaan kehittää yhdessä tarjoajien kanssa, neuvottelupohjaiset menettelyt, kuten kilpailullinen neuvottelumenettely, ovat suositeltavia. Näissä menettelyissä voidaan käydä perusteellisia keskusteluja suunnitteluratkaisuista, sopimusehdoista ja muista kriittisistä tekijöistä. Neuvottelupohjainen menettely vie enemmän aikaa, mutta se on omiaan tuottamaan paremman lopputuloksen haastavammissa hankkeissa.

Neuvottelupohjaisessa menettelyssä keskeisiä etuja ovat joustavuus ja mahdollisuus syventää yhteistyötä tarjoajien kanssa. Kun kyseessä ovat kymmenien miljoonien eurojen investointihankkeet, joissa sopimus voi kestää kymmeniä vuosia rakentamisvaiheen päättymisen jälkeen, on tärkeää neuvotella tarjoajien kanssa etukäteen monista keskeisistä asioista, kuten rakennustyön yksityiskohdista ja ylläpidosta.

Tolvanen korostaakin neuvotteluiden tarjoavan mahdollisuuden varmistaa, että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla hankkeen tavoitteiden suhteen. Tämä on erityisen tärkeää pitkissä sopimuksissa, joissa molempien osapuolten sitoutuminen ja ymmärrys ovat avain onnistuneeseen toteutukseen. ”Hyvin suunniteltu ja huolellisesti sovittu asia on puoliksi tehty”, hän toteaa.

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn vaiheet ja aikataulu

Elinkaari- ja vuokrahankkeiden kilpailuttaminen neuvottelupohjaisessa menettelyssä on vaiheittainen prosessi, joka vaatii aikaa. Neuvottelut voivat kestää puolisen vuotta, kun koko prosessi hankintailmoituksen julkaisusta sopimusten allekirjoittamiseen voi kestää vuoden. “On tärkeää tunnistaa, mistä on tarpeen neuvotella, ja varata sen perusteella riittävästi aikaa huolelliselle valmistelulle, jotta saadaan toimivia ratkaisuja”, Autio sanoo.

Prosessissa isossa osassa on osallistujien valinta ja soveltuvuusvaatimukset. Taloudellista ja rahoituksellista tilannetta mitataan usein perinteisillä mittareilla, kuten liikevaihdolla ja luottokelpoisuudella, mutta esimerkiksi kiinteistösijoittajiin nämä eivät aina istu yhtä hyvin kuin perinteisiin rakennusliikkeisiin.

Tolvanen huomauttaa, että myös tekninen suorituskyky ja referenssit ovat tärkeitä. Elinkaarihankkeista on kertynyt jo laajaa kokemusta Suomessa ja niistä on opittu paljon, mikä palvelee uusia hankkeita niiden toteuttamisessa.

Sopimusvaiheen merkitys ja muutosmekanismit

Pitkäkestoisissa elinkaari- ja vuokrahankkeissa muutosmekanismien sisällyttäminen sopimuksiin on tärkeää. Muutosmekanismit antavat joustavuutta hankkeen edetessä, sillä toimintaympäristö voi muuttua vuosien aikana. On tärkeää, että muutosmekanismit kattavat sekä rakennusvaiheen että ylläpitovaiheen, mikä helpottaa käytännön elämää hankkeen aikana.

Monialaisten asiantuntijoiden osallistuminen hankkeen eri vaiheisiin on keskeistä. Tilaajan puolella tarvitaan projektipäällikkö, käyttäjien edustajia ja teknisiä asiantuntijoita, jotka ohjaavat suunnittelua ja varmistavat, että tilat vastaavat käyttäjien tarpeita. Lisäksi taloudelliset ja oikeudelliset asiantuntijat ovat olennaisia varmistamassa, että järjestelyn kaikki elementit toimivat.

”Aina pitää varmistaa, että toimitaan hankintalain puitteissa”, Autio muistuttaa, korostaen oikeudellisen tuen merkitystä koko prosessin ajan. Hyvin laaditut sopimukset ja huolellinen oikeudellinen neuvonta auttavat välttämään ongelmia myöhemmin.

Oikean hankintamenettelyn valinta, huolellinen neuvottelu, sopimusten tarkkuus ja asiantuntijoiden osallistuminen ovat kaikki keskeisiä tekijöitä onnistuneessa hankkeessa. Parhaimmillaan huolellisesti suunniteltu ja kilpailutettu hanke tuottaa pitkäaikaisia, toimivia ratkaisuja, jotka palvelevat tilaajaa ja käyttäjiä vuosikymmenien ajan.

”Sopimusvaiheessa tehdyt päätökset kantavat pitkälle tulevaisuuteen, eikä niiden merkitystä voi korostaa liikaa”, Tolvanen kiteyttää.